項目范圍管理

項目范圍管理概述

項目范圍管理就是要做范圍內的事,而且隻做范圍內的事,既不少做也不多做。

項目范圍管理需要做以下三個方面的工作:

  • 明確項目邊界,即明確哪些工作是包括在項目范圍之內的,哪些工作是不包括在項目范圍之內的。
  • 對項目執行工作進行監控,確保所有該做的工作都做瞭,而且沒有多做。對不包括在項目范圍內的額外工作說“不”,杜絕做額外工作
  • 防止項目范圍發生蔓延。范圍蔓延是指未對時間、成本和資源做相應調整,未經控制的產品或項目范圍的擴大

項目范圍管理各過程的輸入、輸出、工具與技術

規劃范圍管理

規劃范圍管理師編制范圍管理計劃,書面描述將如何定義、確定和控制項目范圍的過程,主要作用是在整個項目中對如何管理范圍提供指南和方向。

范圍管理計劃:描述將如何定義、制訂、監督、控制和確認項目范圍。

需求管理計劃:描述在整個項目生命周期內如何分析和管理需求。

收集需求

收集需求是為實現項目目標而確定、記錄並管理幹系人的需要和需求的過程,其作用是為定義和管理項目范圍奠定基礎。

需求分類:業務需求、幹系人需求、解決方案需求、過渡需求、項目需求、質量需求。

收集需求的工具與技術

  • 訪談:通過與幹系人直接交談來獲取信息的正式或非正式的方法。
    • 結構化:事先準備好一系列問題,有針對地進行
    • 非結構化:隻列出一個粗略的想法,根據訪談的具體情況發揮
  • 焦點小組:由一位受過訓練的主持人引導大傢進行互動式討論
  • 引導式研討會:
  • 群體創新技術:組織一些群體活動來識別項目和產品需求。
    • 頭腦風暴
    • 名義小組技術
    • 德爾菲技術
    • 概念/思維導圖
    • 親和圖
    • 多標準決策分析
  • 群體決策技術
    • 一致同意
    • 大多數原則
    • 相對多數原則
    • 獨裁
  • 問卷調查
  • 觀察
  • 原型法
  • 標桿對照
  • 系統交互圖
  • 文件分析
  1. 需求文件
  2. 需求跟蹤
    1. 需求跟蹤的內容
    2. 需求跟蹤矩陣

定義范圍

定義范圍是制定項目和產品詳細描述的過程,其主要作用是明確所收集的需求哪些將包含在項目范圍內,哪些將排除在項目范圍外,從而明確產品、服務或成果的邊界。

項目范圍說明書:對項目范圍、主要可交付成果、假設條件和制約因素的描述。

項目范圍說明書的內容

  • 產品范圍描述
  • 驗收標準
  • 可交付成果
  • 項目的除外責任
  • 制約因素
  • 假設條件

創建WBS

創建WBS是將項目可交付成果和項目工作分解成較小的、更易於管理的組件的過程,其主要作用是對所要交付的內容提供一個結構化的視圖。

  • 裡程碑
  • 工作包
  • 控制賬戶
  • 規劃包
  • WBS詞典

確認范圍

確認范圍是正式驗收項目已完成的可交付成果的過程,其主要作用是使驗收過程具有客觀性,同時,通過驗收每個可交付成果,提高最終產品、服務或成果獲得驗收的可能性。

確認范圍的主要工具與技術使檢查和群體決策技術。

確認范圍的步驟

(1)確定需要進行范圍確認的時間

(2)識別范圍確認需要哪些投入

(3)確定范圍正式被接受的標準和要素

(4)確定范圍確認會議的組織步驟

(5)組織范圍確認會議

幹系人關註點

  • 管理層所關註的項目范圍,是指范圍對項目的進度、資金和資源的影響,這些因素是否超過瞭組織承受范圍,是否在投入產出上具有合理性。
  • 客戶主要關心的是產品的范圍,關心項目的可交付成果是否足夠完成產品或服務。
  • 項目管理人員主要關註可交付成果是否足夠和必須完成,時間、資金和資源是否足夠,主要的潛在風險和預備解決的方法
  • 項目團隊成員主要關心項目范圍中自己參與的元素和負責的元素,通過定義范圍中的時間檢查自己的工作時間是否足夠,自己在項目范圍中是否有多項工作,而這些工作又有沖突的地方。

確認范圍與質量控制的不同之處在於:

  • 確認范圍主要強調可交付成果獲得客戶或發起人的接受;質量控制強調可交付成果的正確性,並符合為其制定的具體質量要求(質量標準)
  • 質量控制一般在確認范圍前進行,也可同時進行;確認范圍一般在階段末尾進行,而質量控制並不一定在階段末進行。
  • 質量控制屬內部檢查,由執行組織的相應質量部門實施;確認范圍則是由外部幹系人(客戶或發起人)對項目可交付成果進行檢查驗收。

控制范圍

控制范圍是監督項目和產品的范圍狀態、管理范圍基準變更的過程,其主要作用是在整個項目期間保持對范圍基準的維護。

范圍變更的原因

  • 政府政策的問題
  • 項目范圍的計劃編制不周密詳細,有一定的錯誤或遺漏
  • 市場上出現瞭或是設計人員提出瞭新技術、新手段或新方案
  • 項目執行組織本身發生變化
  • 客戶對項目、項目產品或服務的要求發生變化

范圍變更控制的工作

  • 影響導致范圍變更的因素,並盡量使這些因素向有利的方面發展
  • 判斷范圍變更是否已經發生
  • 范圍變更發生時管理實際的變更,確保所有被請求的變更按照項目整體變更控制過程處理

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