有問題該如何解決

每一個人在職場,獲得薪水的核心能力來源於解決問題的能力。那麼接下來我們主要從以下幾個方面說一下:問題是什麼、問題的分類和問題的解決方法。

一、問題是什麼?

問題是現狀與“應有狀態”之間的差異,應有狀態是目標、基準、或行業標準。

不知道什麼是應有狀態就無法發現問題,無法發現問題就沒有辦法解決問題,那麼不能發現問題的人也就沒有什麼價值。

所以很多領導最怕的就是沒有問題,這也是常說的沒有問題就是最大的問題的原因。沒有問題就意味著沒有目標,不瞭解行業基準。所以設定應有狀態是發現問題與解決問題的重要步驟。

那麼當你設定應有狀態後就會發現各種問題,在豐田思考法中對問題分為三類。

二、問題的分類

1. 發生型問題

發生型問題是指企業過去幾天或每天發生的事件與應有狀態之間的差異。

舉個栗子:

如電話銷售人員每天呼出不夠;或最近幾天客戶投訴率上漲;產品近期殘次率或報廢率增加等都是發生型問題。

2. 設定型問題

設定型問題是指未來2-3年需要解決的問題,是企業滿足瞭現階段的應有狀態但設定瞭更高的應有狀態,那麼此間的差異就是需要解決的設定型問題。

舉個栗子:

一個新的產品經過幾年的推廣在市場的占有率是1%,未來三年設定的目標是把市場占有率提高到10%,1%到10%的差異就是企業應該解決的設定型問題。

3. 未來指向型問題

未來指向型問題是指站在中長期的行業視角,根據行業趨勢、國傢趨勢、世界趨勢等設定應有狀態,彌補現狀與應有狀態之間的差異就是未來指向型的問題。

未來指向型問題一定是企業要考慮清楚我們想做什麼?而不是一句空洞的口號,是要把想做什麼變成一個具體可量化的數字。

那麼每個人由於進入職場的時間不同,職位不同,處理的問題的不同造成每個人處理問題所在的角度和設定的標準會略有差異。

很多人尤其在職場會想未來指向型問題與我無關,其實未來指向型與我們密切相關,每個人不是一出生就是去解決未來指向型的問題,每個人都是從解決設定型問題和設定型問題的過程中反復打磨自己的技能這也鍛煉瞭一個人解決未來指向型的能力。

每一個人在自己的職業規劃甚至是在人生規劃上借用此分類模型進行思考。

我現在能夠為企業或傢庭能解決正在發生的那些問題,我的能力能否解決正在發生的問題,如果現有的問題與我想象中有差異我該如何彌補?是學習還是培訓還是其他等等。

好多人在一定的年齡段後發現升職困難或及傢庭生活質量並沒有明顯的提高很重要的一個原因就是沒有設定應有狀態。

如果自己完成瞭現階段的解決問題的能力,在公司得到瞭領導的認可,那麼這個時候也要去想未來三年我是如何規劃,我要成為什麼樣的人?

接下來我們重點講一下如何思考,如何去解決問題。

三、解決問題的方法

第一步:明確職責

每一個人的能力及精力都是有限的,知識如浩瀚海洋學無止境,我們隻能在這幾十年聚焦去解決一個方向一個職業的問題。那麼多次的練習以後會讓你逐漸成為這個行業的中上遊選手,如果有一定的天賦的話那麼你很有可能就成為這個行業的頂尖高手。

所以在工作中也是一樣,首先要明確自己工作的邊界,自己是幹什麼的,能為公司解決什麼樣的問題,自己本職工作的發生型問題是什麼?設定型問題是什麼?現在的情況是什麼?

我在原來的團隊有一個很大的問題,就是看起來做瞭很多事,但是沒有解決自己所在的職位的應用的問題。這也是我沒有設定應有狀態,不知道現狀,所以沒有發現問題,而幫助別人的時候,是別人已經發現瞭問題,進入到執行階段發現人手不夠或其他原因等。

而我這個時候隻能是一個執行人員並不知道我在執行的此項工作的問題是什麼?應有狀態是什麼?所以會導致做瞭很多事依然得不到老板的對你的重視。

第二步:明確問題

在我們的工作中經常會有這樣的情況,就是給出問題,尋找對策這其實本身就是一種錯誤。問題如果不對的話,決策做瞭以後也解決不。所以隻有明確瞭問題,才可以真正的去解決問題。明確問題一般需要以下幾個步驟:

1. 發現問題

我們常說要有發現問題的眼睛,那麼就為大傢提供幾個發現問題的視角。

三現主義(現場、現物、現實):去現場、看實物、查實情,以一個顧客的角度去用,自己看,去和客戶聊天,聽聽他們的抱怨,在和自己的基層員工聊一聊現在的問題,你就可以發現很多問題。

整理:去找到“不幹凈”的地方,去整理。如工作的時候非常繁忙、經常加班、工作成果總出問題。

工作可視化:將工作可視化,最好的辦法就是寫日記,把自己的一天的工作記下來,記錄就會發現問題。

2. 分析問題

分析問題時根據重要度、緊急度、擴大趨勢三個方面去進行綜合考慮去打分。

重要度:問題的影響的范圍及大小。

緊急度:如果不立即處理,會造成什麼樣的影響。

擴大程度:就是如果置之不理,問題會擴大到什麼程度。

那麼在自己的眾多工作中把工作按這三個進行打分,分值越高越優先處理。這也是一個管理人員最基本的能力。

3. 數據表示問題

那麼在表示問題中有核心三個關鍵點數據必須明確:

  1. 是否明確說明瞭這個問題;
  2. 從重要度、緊急度、擴大趨勢三個方面列舉理由;
  3. 提出重要度、緊急度、擴大趨勢三個方面的數據。

隻有量化以後才能說明問題的嚴重性

4. 明確問題內容

通過以上三個步驟最終決定我們的問題是什麼。

第三步:把握現狀

那麼在明確問題以後我們需要把大問題拆解成各種小問題,將問題具體化。那麼來看下如何進行:

1. 拆解問題

把大問題拆解成小問題,使問題具體化。如:現在客戶投訴比以往增多,需要降低客訴率。

那麼客戶投訴是由幾種原因構成,是產品質量,還是員工服務,還是物流等等。

2. 問題現狀

明確問題現狀就是要把具體的問題數據化,如產品質量抽查合格率與往期對比的數據,員工被投訴的比例,物流服務的實效性等變為具體的數字,原來是多少,現在是多少,讓大傢意識到問題的嚴重性。

3. 找出問題點

找出問題點可以用以下幾種方法:

三現主義(現場、現物、現實):

去現場、看實物、查實情,以一個顧客的角度去用,自己看,去和客戶聊天,聽聽他們的抱怨,在和自己的基層員工聊一聊現在的問題。

特性要因圖也就是魚骨圖:

做不出好吃的米飯這個問題,那麼需要根據不同的切入點進行分析,如:是不是工具不行?是不是原料不好?是不是人不會蒸米飯?

因果關系是否成立:

如果問題反過來依然成立那麼證明問題具有普遍性,如果問題反過來不成立,那麼問題隻是個例或者隻是原因之一。

第四步:設定目標

在設定目標的時候一定要設置一個明確的可用數值表示的具體且比價容易達成的目標,切記目標過於宏大且不能完成,因為解決完瞭一個問題,又會有新設定的應用狀態,就會有新的問題出現,所以設定一個容易完成的目標,員工才會更有積極性。

第五步:建立對策

要達成設定目標我們應該怎麼做?

在建立對策的時候要重點考慮以下幾個問題:

效果,是否能夠解決問題,達成效果。

實現的可能性,執行難度有多高,是否需要牽扯很多人或部門

成本,成本是否在老板的預算范圍之內,需要多少時間和費用。

風險,是否有其他風險,有分險是否可規避,以及能否及時解決。

自我成長,通過這個對策,自己能力能否提升。

第六步:實施對策

執行力、執行力、執行力;速度、速度、速度。

第七步:確認效果

在執行的過程中,與執行完,分期檢查解決問題的效果,不要等隻有結束以後才去檢查效果。但是過程中沒有達成一小部分目標,比如XXXX提高到4%,現在沒有提高或提高1%,也不可放棄,要一直堅持到結果出現。如果到期後沒有達成,繼續找沒有達成的問題

第八步:形成標準化

當完成效果以後,要把全過程進行復盤、整理、形成標準手冊、全公司推廣。

以上是豐田思考工作的方法,這也是我在中不斷踐行的一種思考方式。

在職場需要經常寫PPT進行匯報說服老板去執行某一種對策,那麼解決問題的思考過程,就是PPT要呈現給老板的東西。

如果你經常會遇到不知道該怎麼寫的時候,是不是先去現場看一看,去和客戶聊一聊,和直接接觸客戶的員工聊一聊,找到問題以後,方案其實已經完成瞭80%。

我在使用過程中經常會遇到的問題就是不知道問題是什麼,分不輕重緩急。

那麼看完全文的你,也可以對照問題的分類看看自己現在處於工作和人生的什麼階段,找找自己的問題出在哪裡。

對照問題的解決方法,看看是否完成瞭其中的幾個關鍵要素?是否明確瞭以下幾個問題:

  1. 知不知道自己在公司做什麼的?自己的主要工作職責有那些?
  2. 自己在工作中遇到的問題是不是真正的問題?
  3. 遇到問題現階段是什麼狀態,問題點是否具體。
  4. 是否對自己的各項工作有明確的應用狀態。
  5. 針對問題自己的方案是不是最優方案。
  6. 在執行過程中,執行是否到位,執行不到位,以上全白費。
  7. 是否對自己的工作有復盤,有總結,有沒有形成標準化。
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