寫英文郵件是留學生活中不可忽視的一項生活技能。尤其是當你希望教授在百忙之中回復你的郵件或者是郵件中討論的是一個比較棘手的問題時，寫好一份郵件就更為重要。今天我們為大傢詳細介紹如何寫好一封英文郵件。
英文電子郵件的組成
電子郵件的基本組成部分是郵件主題，問候語，郵件主體部分和結束語。
1）Subject Line 郵件主題郵件主題可能是一封郵件裡面最重要的部分，雖然很多人經常會忽略，認為我們隻需要把郵件正文內容寫好可以。但是，如果你是第一次通過電子郵件聯系他人，或者是給一些專業人士發郵件的話，你的郵件主題就可以決定對方是否會打開郵件查看郵件正文。所以，如果你的郵件主題隻是隨便應付的話，比如用“Hi” 或者 “You don’t wAnt to miss thos”作為郵件標題，對方可能根本就不會打開你的郵件，甚至你的郵件直接會被當做垃圾郵件處理。
我們的建議是在你的郵件主題上多花一些時間，因為如果對方看瞭你的郵件標題之後，不打開你的郵件內容，那不管你的正文寫得多酷炫都白白浪費瞭。
2）Openers 開場白大部分電子郵件中，我們都建議大傢在進入正題之前用一些簡單的開場白。當然瞭，如果你和一些關系比較近的朋友或者同學頻繁地郵件往來，那麼省略郵件開場白也無傷大雅。實際上，這更能說明你們的關系十分密切。
3）Body 郵件正文郵件的正文需要展現一個非常清晰明確的目的。比如，這一封郵件是你向教授詢問作業的要求呢，還是你希望教授在你申請工作的時候做你的推薦人？對方讀完郵件之後，需要非常清楚地知道你的目的。同時，郵件內容要簡明扼要。現在幾乎每個人郵箱裡每天都會塞入大量的郵件。如果你的郵件又臭又長，那麼對方可能就會跳著閱讀郵件內容，從而導致漏看重要的信息。所以我們建議大傢把郵件的長度控制在幾句話之內。如果你所要表達的內容的確細節比較多，我們也建議你在寫作的時候盡量地保持話題的統一。
4）Closings 結束語一封專業的郵件不僅需要有一個好的開頭，也需要有一個禮貌、專業的結束語。 一個好的結束語不僅可以反映你的個性，並且表達對對方的尊重和展現你的專業性。此外，我們也要強調一下，在專業場合下的郵件中，請避免“love,” “sent from iphone,” 或者 “thx,” 這樣的結束語。
英文郵件常見錯誤
說完瞭英文郵件的組成成分，接下來我們來說一下英文郵件中大傢經常犯的一些錯誤以及如何糾正。
1）郵件內容模棱兩可學術寫作非常強調清晰地表達你的觀點，平時的郵件寫作也是一樣的要求。千萬不要出現“兩方的觀點我都同意”這樣的表達形式。模棱兩可的表達方法隻會讓你看起來非常不自信。
相反，你應該大膽表達自己的想法或意見，同時解釋你是如何得出這個推斷的。這樣不僅可以幫助你的讀者更好地理解，也可以展現你的自信和能力。
2）郵件過長/表達不清晰設想一下，如果你收到瞭一封長達1000字的郵件，你會怎麼做？你大概隻會大致地掃一下這封郵件就作罷瞭吧。如果這封郵件還包含瞭難以理解的句子或者是不清不楚的表達，那你可能隻是草草回復一下，甚至直接忽視這封郵件。所以說，我們需要避免過長的郵件內容，簡明扼要地說明你的目的。你可以說明你期望在具體什麼時間之前收到答復，或者你期望對方下一步會采取什麼樣的行動。你也可以說明如果對方有任何問題或者反饋的話，你都會樂意解答。
3）語氣過於日常對於很多剛接觸英文郵件的人來說，郵件的語氣可能會容易顯得過於正式，而也有的人可能會把握不好分寸，使得郵件語氣顯得過於日常散漫。選擇合適的語氣最關鍵的就是看你和對方之間的關系，在郵件交流的過程當中，你也可以觀察對方是怎麼做的，並且參考對方的表達方式。舉一個簡單的例子，如果平時一起合作比較多的同事，在郵件往來中你發現對方會使用一些笑臉的符號，那麼下次你回復郵件的時候，你也可以適當地用一些這樣的符號。不過，這樣的符號在與上級或者教授寫郵件的過程中我們不建議使用，否則會顯得你非常的不專業。
4）濫用的表達方式英文郵件中有很多濫用的表達方式。當然瞭，我們可以說郵件的某些方面多多少少都會有點公式化。大多數郵件都有基本相同的結構，而且有些常用的短語可以幫助你更清晰地表達。但是如果你需要重復使用某些短語，請確保他們有明確的目的。
在大多數情況下，我們建議盡量避免一些被濫用的表達方式，因為這樣的表達會可能會讓收信人覺得你的郵件很枯燥。以下是一些建議避免的表達方式：Please find attached.Thank you in advance.I look forward to hearing from you.Per our conversation.I hope you are doing well.To Whom it may concern.Sorry for the late reply.
那麼如何避免郵件中的陳詞濫調呢？我們建議大傢寫好郵件草稿之後，可以多讀幾遍，並且一邊讀一邊檢查草稿的語氣和用詞。你也可以問問自己，如果你的老板或者你的教授看到這封郵件，你覺得他們會滿意嗎？如果你覺得答案是肯定的，那麼說明你可以放心地把郵件發出去瞭。
5）重復的表達很多人在寫郵件的時候喜歡在同一個段落連重復使用同一個單詞。雖然這算不上什麼大錯誤，但是的確也會使你的讀者對郵件內容喪失興趣。以下是最常被大傢重復使用的單詞，我們建議大傢在發送郵件之前，再次檢查是否有重復使用的單詞：only, account, like, always, issue, information, item, also, find, just, take, message, website, send, order, still, even, date, request, cost,和report。
6）機械化的表達方式一封郵件給人的感覺應該是見信如面，是一種很自然的交流方式。所以我們需要避免機械化的表達。大傢想要看到的是更為真實的交流，而非教科書一樣刻板的表達方式。設想一下，你在日常生活裡面可能不會說，“Greetings” 或者“I hope the weather is fair where you are” 。那麼，你在郵件裡面也應該避免這樣機械化的表達，而應該用 “Hi” and “Thanks again for your time.”這樣的方式代替。
7）濫用感嘆號和大寫字母你對工作或者學習的激情當然可貴，但是在某些情況下，如果你過度使用感嘆號就會顯得不合時宜。比如你在工作場合剛接觸一個新的合作對象，這個時候你所代表的是公司的形象，如果過度的使用感嘆號會顯得不夠正式。不管在任何場合下，英文郵件都需要避免全部大寫字母。因為大寫字母相當於是咆哮體，對方收到郵件之後，會覺得你正在朝他/她怒吼。
英文郵件寫作技巧
說完瞭幾種英文郵件常見的錯誤，我們來講一下幾個小技巧，讓你的郵件脫穎而出。
1）發郵件之前做好功課如果你是第一次聯系某人或者你對對方的情況不夠瞭解，我們建議你在郵件聯系之前做一做功課。因為一封籠統的郵件，或者你弄錯瞭對方的職位或者是名字，最終都會導致你的郵件石沉大海。所以，每封郵件發出之前請確保你將收件人考慮的情況考慮在內，並且郵件是專門為對方而寫的。
很多剛開始接觸英文郵件的人喜歡使用一些郵件模板，其實這也無可厚非。但重要的是在使用模板的時候，要對內容進行一些個性化的修改，並且換位思考。如果你是收件人，你收到這樣的一封郵件之後，你會覺得內容是否清楚，語氣是否合適呢？
2）及時跟進大多數情況下，你發出郵件之後都會期望對方及時回復。但是由於大多數人每天都會收到大量的郵件，你的郵件很容易就石沉大海瞭。我們一般建議，如果你沒有收到回復，可以在24小時之內繼續跟進，發一封follow-up email。但是這並不是說，第一封郵件發出之後，2小時之內就馬上發第二封。最壞的情況是如果對方沒有回復，而你頻繁地發郵件follow up，對方可能就直接把你的聯系方式屏蔽瞭。
3) 標註重要信息，方便閱讀如上文我們提到的，郵件內容最好是簡明扼要的。但是如果你的確需要傳達很多重要的信息，那麼就需要標記出重要的信息，方便對方閱讀。比如你可以使用加粗的字體或者是下劃線標出重點內容。你也可以把最重要的信息分點列出。以上就是英文郵件寫作的所有套路瞭。歸根結底，寫英文郵件就是一種人與人之間溝通的方式，最重要的就是有效、清晰地傳達關鍵的信息。
