怎樣寫一封得體的電子郵件?

作為一名優秀的搬磚人,寫好電子郵件也是一門學問。

一封郵件主要由標題、正文(稱呼、正文內容、結尾)、附件、得體的回復構成,今天,我就從這四大方面入手,分享一下我在發送郵件中總結的心得。

一、郵件標題

文件名稱+主題概括

1.一定不要空白標題

很多人會先寫郵件正文,最後再補充標題,以致於經常會忘記填寫標題就將郵件發出,這就會導致郵件的打開率降低,被收件方忽略

2.標題要簡短,不宜冗長

要知道每個人每天收到的郵件數量是非常多的,所以標題對於郵件就顯得尤為重要,一個簡短的,能概括主要內容的標題往往更能節省收件人的閱讀時間

3.標題需要寫上主題名稱

例如在標題最後加上“來自xx公司”或將標題寫為“xx公司關於xx事件的通知”,便於對方取舍是否留存郵件

4.切勿使用含義不清的標題

標題要能反映正文的內容和重要性

5.標題中可添加提示詞

在當前發送的郵件比較重要或者緊急的前提下,可以適當在標題中使用【緊急】、【重要】等詞語,但要避免濫用

6.標題中不可出現錯別字和語句不通的地方

在郵件發出之前要仔細仔細再仔細!!

二、郵件正文

1.郵件的正文開頭需要稱呼收件人

這樣既顯得禮貌,也能夠提醒收件人這封郵件面向的對象是他,從而要求其給出明確的回復;

2.正文內容要簡明扼要,行文通順

如果具體內容確實很多,正文應隻做摘要,另寫附件進行詳細描述

3.一次郵件需要交代完整信息,並且合理提示重要信息

必要時可以利用圖片、表格進行輔助闡釋

三、附件

1.如果郵件中帶有附件,應在正文中提示收件人查看附件

2.附件文件應註意命名,最好能夠概括附件內容,方便收件人管理附件

3.正文中應對附件內容作簡要介紹,特別是在多個附件的情況下

4.如果附件是特殊格式的文件,應在正文中說明附件的打開方式

四、郵件回復

1.進行針對性的回復,當需要回復郵件時,最好將相關的問題摘錄到回件中,並附上答案

2.要區分「單獨回復」和「回復全體」

3.主動控制郵件往來數量,避免無謂的回復,可在文中添加「全部辦妥」、「僅供參考、無需回復」的語句

總結一下(建議收藏喲,以後發郵件前可以拿出來看一看)

我是 @王思睿,一枚長期關註互聯網軟件行業的項目經理,我會不定期分享項目管理幹貨和職場進階心得,期待和你一起精進 (。・ω・。)ノ♡

如果這篇文章對你有用,不妨點個贊再走呀~

這裡還有更多職場幹貨:

赞(0)